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    保定市愛心協會

    組織機構

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    保定市愛心協會組織架構及職能
     
          保定市愛心協會章程規定,本團體的最高權力機構是會員代表大會。理事會是會員代表大會的執行機構,在閉會期間領導本團體開展日常工作,對會員代表大會負責。本協會會長主持協會全面工作,副會長協助會長并根據分工負責某一方面的工作。秘書長協助會長、副會長做好相關工作并搞好協調服務。
    協會下設秘書處、助學部、組宣部、項目部(外聯部)、財務部、監察部等機構。
    會    長:  郅新凱   分管財務部
    副會長:  閆    寧   分管組宣部
                      朱國彬   分管助學部
                      安海洋   分管項目部
    秘書長:  安海寧   分管秘書處
    監事長:  張東升   分管監察部
    秘書處:楊    碩(處長),齊曉玲(副)
    組宣部:李占奇(部長), 趙   勇(副),王引君(副)
    財務部:孫    瀅(部長),楊    碩
    助學部:王    哲(部長),王新江(副),
    監察部:于    波(部長),谷明德
    項目部:李鵬飛(部長),劉艷麗(副),李占樂(副)
    白溝新城辦事處:會長劉潔、秘書長劉傳金
    望都辦事處:會長張榮愛、副會長陳占東、秘書長李   華
    雄安新區辦事處:會長凌國田、秘書長李   娟
    易縣辦事處:會長郭  敏、秘書長閆鳳春
    蠡縣辦事處:會長盧炳玉、副會長郭康濤、秘書長段洪影
    清苑辦事處:會長高沖、副會長高攀、秘書長賀笑
    滿城辦事處:會長崔繼民、副會長耿麗、秘書長張海英
    保定市愛心協會助學分會:會長楊寧;副會長高磊、楊欣、張維、白燕、楊國、朱琳琳;秘書長鄧雅文

    一、會員代表大會
        (一)制定和修改章程;
        (二)選舉和罷免理事;
        (三)審議理事會的工作報告和財務報告;
        (四)決定終止事宜;
        (五)決定其他重大事宜。
    二、理事會
        (一)執行會員代表大會的決議;
        (二)選舉和罷免會長、副會長、秘書長;
        (三)籌備召開會員代表大會;
        (四)向會員代表大會報告工作和財務狀況;
        (五)決定會員的吸收或除名;
        (六)決定設立辦事機構、分支機構、代表機構和實體機構;
        (七)決定副秘書長、各機構主要負責人的聘任;
        (八)領導本團體各機構開展工作;
        (九)制定內部管理制度;
        (十)決定其他重大事項。
    三、會長
        (一)主持愛心協會全面工作。
        (二)召集和主持理事會;
        (三)檢查會員代表大會、理事會決議的落實情況;
        (四)代表本團體簽署有關重要文件
    四、秘書長
        (一)協調協會辦事機構開展日常工作,組織實施年度工作計劃;
        (二)協調各分支機構、代表機構、實體機構開展工作;
        (三)協助會長、副會長做好相關工作并搞好協調服務。
    五、各部門職責
    (一)秘書處
    職責:主要負責協會的整體工作運轉和以協會名義開展的各項活動組織實施以及綜合文字工作。
    1、負責招募、通知、調配、協調每次活動所需要的協會會員和志愿者。
    2、負責每次會議記錄,起草各種會議、活動、演出講話稿,并整理存檔(電子文檔及時上傳于協會網站)。
    3、安排有關會務事宜,如會議通知、會場布置、會議組織等。
    4、管理愛心協會的各類文件、文書,定期匯總資料。
    5、負責協會工作調研,形成建議及意見,為領導決策提供依據。
    6、協調愛心協會各部門開展工作,發揮好橋梁紐帶作用。
    7、負責承辦愛心協會領導交辦的其他事項。
    8、負責協會活動所需物資的采購、發放,運輸,庫房物資的保管維護;
    9、負責車輛保障;
    10、負責捐贈物資的接收、調配、發運、反饋,協調各地物資發放;
    11、負責協會活動參加人員的保險事宜。
    (二)助學部
    職責:負責各助學點受助學生資料的整理,協調各個資助點的資助款發放及后期反饋工作,資料庫更新。
        1、負責審核各助學點上報的資料(貧困學生資料、公益項目資料等);
        2、負責對各助學點調研組組成員管理、培訓;
        3、負責各助學點的學生資料管理;
        4、負責協會資助人檔案管理;
        5、在每學期開學前跟各助學點調研組負責人溝通,確定發放時間,將發放金額等信息上報財務部;
        6、在每學期發放工作結束以后,收集受助學生信息反饋表,安排人員統計更新信息,并盡快反饋給資助人;
        7、及時掌握各助學點受助學生信息變化情況,做好孩子的跟蹤調查,做好每次回訪工作,把回訪調查的信息上報給秘書處,以便存檔上傳至網站;
        8、在每學期結束時發布下一學期或學年的匯款通知,安排人手分批負責;
        9、撰寫走訪報告發布在網站論壇上,并向秘書處提供捐助所有信息,以便開展捐助工作。
      (三)組宣部
    職責:負責協會的人事管理和宣傳工作。
    1、會員
    (1)負責招收、選拔會員,處理會員的換組、辭職、勸退等事宜。
    (2)管理會員檔案和會員證的頒發,組織和實施會員培訓工作。
    (3)負責每年評選志愿服務之星,年度“十佳志愿者”和 “優秀志愿者”評選活動,通過河北志愿服務網,記錄、統計義務服務時間以及志愿者評星工作。
    (4)制定落實各部門管理人員的考核標準,根據任務完成情況向理事會提出考核意見和任免意向。
    2、志愿者
    (1)負責協會志愿者的招募、培訓、管理。
    (2)負責協會志愿者檔案的建立及管理。
    (3)記錄協會志愿者參加活動次數和服務時間,做好考核考評和內部獎懲工作。
    (4)負責收集、掌握、整理協會志愿者的思想動態及建議意見,加強調研研究,為團隊的科學決策提供合理建議。
    (5)建立形成一批長期穩定的服務項目及凝聚骨干志愿者。
    3、宣傳推廣
    (1)負責通過各種有效方式對外宣傳保定市愛心協會,宣揚義務精神。
    具體:負責微信群和QQ群的宣傳,負責做好協會網站和微信公眾號的內容更新。保定市門戶網站的宣傳,主流網絡宣傳媒介,如:新浪微博、騰訊微博、博客、視頻網(優酷、土豆等)。
    (2)完成本協會活動的總結和宣傳報道。一份發到主流網絡媒介,一份用于存檔備案。
    (3)負責與保定市主流實體傳播媒介聯系和溝通,如:電視臺、報紙等。
    4、負責組織義演募捐和公益演出
    (1)計劃、組織、協調協會的文藝和文化娛樂活動。
    (2)發現并挖掘及培養文藝骨干。
    (3)籌辦協會各種義演募捐等文藝活動。
    (4)負責協調文藝活動相關器材、演出服裝、拍攝以及錄制協會活動等。
    5、協會網站
    (1)負責網絡技術支持,包括網站維護管理,更新,管理程序開發和網絡安全等。
    (2)負責發現網站在技術上的不足之處,并進行二次開發。
    (3)負責協會網站的安全,信息更新與維護、相關技術支持。
    (4)負責收集每次活動的照片及編撰工作(以電子文檔的形式)。
    (四)項目部(外聯部)
        職責:負責整個協會的外聯工作,通過和商家合作,千方百計為協會籌集資金用于開展公益事業和協會自身的壯大。
    1、負責聯系公益項目,爭取政府購買項目。
    2、不斷開拓與協會發展宗旨貼近的新項目。
    3、負責為協會募集愛心物資和愛心資金。
    4、資金一律匯入協會專用賬戶,特殊情況由會長指定賬戶。
    5、帶動協會所有成員加入項目部,在資金投入和人員工作方面調動會員的積極性。
    (五)財務部
    協會財務由會長審批,會計和出納依程序辦理。
    1、建立嚴格的財務管理制度,做好對捐款、捐物,資金的管理,做好入賬、建檔工作,保證帳目合法、真實、準確、完整。
    2、負責收取會員費。
    3、負責各分會助學資金收入和資金支出管理,做好財務核算工作和財務報表,并及時上傳協會網站公開。
    4、負責協會財務年檢。
    5、及時對每次活動的收支明細進行匯總并經會長批準后錄入協會網站公示。
    6、按規定對各助學點財務資料進行存檔管理。
    7、負責協會幫扶孩子銀行卡的打款。
    8、對協會的公益項目進行財務核算管理,對完成的項目進行清算并出具財務報告。
    (六)監察部
    1、監督每次活動過程中各部門物資的使用情況,確保合理使用。
    2、及時對每次活動的物資明細進行查驗。
    3、監督各項活動經費的收取和開支。
     

     

    保定市愛心協會會長辦公會議議事規則  
       
    (2015年3月 1日協會理事會討論通過)  
       
          保定市愛心協會會長辦公會(以下簡稱辦公會)對協會理事會報告工作,并主持開展協會日常工作。為切實履行自身職責,提高工作效率,推動協會各項工作規范化、科學化。依據《中華人民共和國社會團體登記管理條例》和《保定市愛心協會章程》的有關規定,特制定本議事規則?! ?br />     一、辦公會出席人員是協會會長、副會長、秘書長。會長可根據工作需要確定相關職能部門列席,列席人員沒有表決權?! ?br />     二、辦公會由會長召集和主持。必要時可委托副會長召集和主持。原則上每月召開一次,必要時可提前或延期召開?! ?br />     三、辦公會實行民主集中制原則,少數服從多數、下級服從上級、個人服從組織。在會議上,各出席人員要充分表達自己的意見和建議,一旦形成決議,必須遵照執行?! ?br />     四、辦公會研究事項事先由協會秘書處征集匯總協會領導成員意見和建議,經會長批準后分頭準備?! ?br />     五、協會官方網站(www.giossa.com)提前3天發布召開辦公會議的通知。同時,協會秘書處通過電話或短信方式確認參會人員,并形成文字記錄報告辦公會主持人?! ?br />     六、辦公會討論事項須經與會人員半數以上同意后方為通過。會議原則上由本人出席,不方便出席時要向會長請假,并通過電話方式表達其對討論事項的真實意愿,會議紀要予以注明?! ?br />     七、協會秘書處列席每次辦公會,并負責整理會議紀要,經會長同意后印發存檔?! ?br />     八、參加辦公會的人員應當嚴格遵守法律法規和本協會章程。切實履行職責,維護協會利益,所從事工作及個人想法與本協會利益相沖突時,應當以協會最大利益為行為準則,并保證在職責范圍內行使權利,不得越權;在討論與其相關聯的敏感事項時,應當主動回避;未經協會同意,任何人不得公開在任職期間所獲得的不宜公開披露的事項,否則本協會將追究其法律責任?!?br />    九、連續三次不參加以協會名義組織的會議,大型活動,會長,副會長,秘書長,理事,監事,各部門負責人視為自動退出,待下次換屆時予與確認?!?br />       本議事規則由協會理事會討論通過后生效。并由本協會負責解釋?! ?br />  

     
     
    協會財務管理制度
    總    則
    第一條  為加強協會的財務管理,健全財務制度,規范經費收支,保障協會工作的正常運行,根據《保定市愛心協會章程》的規定,制定本制度。 
    第二條  本制度適用范圍為保定市愛心協會及其分會。 財務管理設置
    第三條  財務管理由協會財務部具體經辦,愛心協會會長為首問責任人,財務部部長對協會、會長負責。 
    第四條  協會財務部應設置專人專門負責財務管理,對賬、物實行分別管理。設置協會財務總賬和各類專項資金明細賬。設置原始憑證以及各種單據的保管夾,分類整理和保管,不得遺失,損毀。 
    第五條  各種財務收支兩條線的登記必須按照規定程序,準確填寫登記來源、時間、大小寫金額、事由等明細項。所有財務報表不得擅自涂改,不得補填,漏填。確需更改的,需經會長同意,并在更改后簽字。 
    第六條  各種財務收支的登記以權責發生制為依據。
    財務收入
    第七條  協會的財務收入主要的來源包括:
    (1)協會開展項目的盈利收入
    (2)贊助收入
    (3)捐贈收入
    (4)獲得獎勵 
    (5)其他收入 
    財務收入的內容包括但不限于:
    (1)現金
    (2)實物 
    第八條  取得財務收入后,經手人須在一日內將所得財務收入送交財務部負責人處。財務部負責人進行填寫登記(一式兩份),并將所得收入記入財務總賬;需要設立明細賬的專項資金,按規定設立明細賬。簽收單一份交財務送交人,一份留財務部作為原始憑證保管。
    第九條  協會財務收支情況均需向理事會匯報,并將相關數據向協會公開。 
    第十條  財務收入中的現金應在銀行設立活期賬戶保管,實物應根據其性質分類進行妥善保管。 
    財務支出
    第十一條 協會財務支出實行“量入為出”原則。做到勤儉節約,科學配置資源,努力節約支出,提高資金的的使用效率。 
    第十二條 協會財務支出途徑主要包括:
    (一)協會大型活動
    (二)專項資金使用 
    (三)獲得資金使用批準的各部門活動
     (四)獲得資金使用批準的志愿者服務隊活動
    (五)其他獲得資金使用批準的活動
    (六)協會成員表彰或獎勵  
    財務支出的內容包括但不限于:
    (一)現金
    (二)實物
    第十三條  獲得資金使用批準的部門和其他活動的資金,原則上采取先墊后報的方式,即先由活動負責人墊付資金,活動后再出具相關單據至財務部報賬。 報賬時需持有的單據包括:會長簽署意見的《活動申報表》、活動的財務使用清單、簽蓋有財務專用章的發票單據(發票單據需填寫具體開票時間、有相關單位的財務專用公章、詳細金額和項目等信息)。 收據需經會長同意后方予報銷。 
    第十四條  財務部經辦人員審核發票無誤后,按照發票金額支付現金。同時申領人填寫收據(一式兩份),并由申領人和財務部經辦人員簽章。收據一份交申領人,另一份連同發票留財務部作為原始憑證保管。同時將支出項目記入財務總賬。 
    第十五條  協會大型活動及金額大于1000元的活動,協會可預支資金。需該活動財務負責人持會長簽章的《活動申報表》至財務部申領。財務部負責人員根據《活動申報表》中的“財務預算”劃撥資金和物品。有理事會審批意見的,以審批意見為準。 
    第十六條  財務部支出資金時,需申領人填寫收據(一式兩份),詳細記錄支出時間、事由、大小寫金額、購買物件等情況,并由申領人和財務部經辦人員簽章。收據一份交申領人,一份留財務部作為原始憑證保管。同時將支出項目記入財務總賬。
    第十七條  協會預支資金的活動,活動結束后,該活動的財務負責人必須持預支收據和附有相關發票的財務使用清單至財務部報賬。報賬程序同第十三條。
    第十八條  對于預支資金的報賬,根據財務使用清單,實報實銷,資金有剩余的,財務部應回收資金,并登記收入,開出收據;資金超出的,經會長書面批準后,方可報賬。 
    第十九條  專項資金的使用。若專項資金有具體財務使用要求,依據該要求執行,若無要求,參照其他資金使用方式執行。 
    第二十條  若在緊急情況下需使用資金,可以電話或口頭取得會長同意,財務部確認無誤后發放資金。但應在之后立即補辦手續。
    財務核查
    第二十一條  監事會每月對財務部進行一次財務審計。審計內容包括:
    (一)財務收支以及余額是否匹配
    (二)賬戶登記是否真實、及時、準確和清晰 
    (三)原始單據是否和賬戶登記相符,是否有損毀;審計過程中,若發現問題,應立即上報協會的理事會。 
    第二十二條 監事會有權力和義務考察資金使用效率,并向理事會提出相關意見和建議。
    第二十三條  每年,會長須在協會會員代表大會上做本年度財務報告。部長例會和志愿者代表大會成員有權對財務報告提出置疑,或不通過該報告。
    責任認定 
    第二十四條  財務管理的責任人包括:會長、副會長、財務部部長、具體財務負責副部長、干事;各申請資金的負責人等; 
    第二十五條  若財務報告被置疑,財務部部長需根據置疑內容負責核實、調查,并公布調查結果和處理結果。 
    第二十六條  由于財務相關負責人個人原因造成的錯誤或損失,需該人承擔賠償責任;由非人為原因造成錯誤或損失,由委員會商議解決。 
    第二十七條  財務責任的處理方式包括:警告、嚴重警告、賠償、追回款項、銷賬等。
    附    則
    第二十八條  本制度的解釋權歸保定市愛心協會。
    第二十九條  本制度從頒布之日起實行。
     
     
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